返信は必要ではないメールでも返信しておくと良い?

最終更新日 2019年10月29日

返信は必要ではないメールでも返信しておくと良いのか

回答を求められているメール等、明らかに返信が必要なメールであれば返信しますが、そのようなメールではない場合、返信するか返信しないか判断が難しいところがあります。

全てのメールを返信してしまっては相手に迷惑がかかることもありますので、返信は必要ではないメールであれば返信しない方が良いことはありますが、返信しておくと良いこともあります。

返信しなければならないわけではないが、返信する方が良いメールについて書かれている記事を見てみます。

新入社員は、絶対にメールへの返信が必要だ | リーダーシップ・教養・資格・スキル | 東洋経済オンライン | 経済ニュースの新基準 には、以下のとおり書かれています。(この記事の公開年月日は2016年4月26日)
返信を求められたメールは返信をするけど、求められなければ返信しないで、見て終わり――。自動的に既読と表示されるLINEに慣れているせいかどうかは分からないが、そんな人は少なくないようだ。

しかし、返信しないことで、相手をイラつかせていることは案外多い。最悪なのは、資料の送付などこちらから頼んだことをしてもらったのにお礼の一言も返さないこと。「この人の頼みごとは二度と聞かない」と思われても仕方のない行為だ。

また、会議やアポの日時などの連絡事項でも、「確認しました」の一言がないと、相手は本当に伝わっているのかどうか、不安に思うものだ。簡単でもかまわないので、どんなメールでも一度は返信するように心がけていれば、相手をイラつかせることは減るだろう。
メールにお礼を書いて返信すると良いと聞くと、見返りを求めているようで変に思う人もいるかもしれません。メールによるお礼があってもなくても、その後の対応に変わらないようにする、これは正論かもしれません。

しかし、人間には感情があります。人間関係やコミュニケーションを円滑にするために、何かしてもらったらメールにお礼を書いて返信すると良いです。

メールにお礼を書いて返信する重要性については、 「ありがとう」のメールを送ることが、マナー以前になぜ重要なのか | ライフハッカー[日本版] も参考になりおすすめです。(この記事の公開年月日は2012年12月25日)

会議やアポの日時などの連絡事項が書かれたメールが来ても、返信なしは日時に問題はないという意味とする人はいると思います。基本的にはメールで返信しておくと良いですが、返信しなくて良い場合もあると思います。

例えば、毎週同じ時間かつ同じ場所に行われる会議について、既に決まっている出席者に対し念のためにメールで連絡するだけであり、出席できなければ返信するという慣習が出来上がっているのであれば、メールの返信は不要だと思います。


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