内定辞退の連絡方法はメール？手紙？電話？訪問？

最終更新日 2023年09月07日

内定辞退することを決めたら採用担当者にどの方法で連絡すべきか迷う就活生は多いと思います。

「激励された」「怒られた」。内定辞退を伝えたときの企業の反応は？ | 大学生の就活ノウハウ | ニュース＆コラム | 就活スタイル マイナビ 学生の窓口 には、内定辞退を経験したことがある内定者男女84人に対して行われた調査結果が掲載されています。（調査期間は2015年3月、フレッシャーズが調査実施）

その調査結果によると、「内定辞退の方法はどれでしたか？」という質問に対する回答は以下のとおりだったそうです。

内定辞退の方法はどれでしたか？（複数選択可）

電話 80.3％

手紙 18.4％

メール 15.8％

対面 11.8％

その他 1.3％

複数の方法で内定辞退の連絡をした人もいたでしょうが、圧倒的に多いのは電話です。

採用担当者は、どの方法で内定辞退を連絡して欲しいのでしょうか。

採用担当者が怒るのは当たり前!?都市伝説化した“恐怖の内定辞退”に怯える就活生たち | みんなの就活悲惨日記　石渡嶺司 | ダイヤモンド・オンライン には、採用担当者がむっとする内定辞退の方法が掲載されています。

採用担当者が一番むかっと来るのはメールだそうです。

「内定辞退は仕方ないにしても、メール一本で済まそうとする神経が理解できない」

「メールもＰＣメールならまだしも携帯メールから送られてきたときは殺意を覚えた」

ならば手紙の方がいいのでしょうか。地方学生だと都市部にある企業には直接出向くのが大変と言う事情もあります。

「メールもそうだけど手紙も一方的。出向くのが大変ならせめて電話にしてほしい」

「話を聞いて、こちらも内定辞退を受け入れられる」

なるほど。ただし、圧倒的に多いのは、直接出向いての謝罪でした。

「内定辞退は合法と言っても、一度出したものを学生の都合で覆すわけだから、そこは誠意を見せてくれないと」

「ちゃんと話をしてくれればお互いに大人なんだから、水に流そうという気になる」

「入社させたかった学生に逃げられるのは本当につらい。だけど、これもご縁。どこかでまた一緒に仕事するかもしれないのだし、謝罪に来た学生に対してはそこまで悪くは思わない」

なお、親が代理で訪問することについては

「論外。いい大人なんだからいつまでも親を頼るな、と言いたい」

メールや手紙は良くないようですが、他の連絡方法との併用は問題ないと思われます。電話なら大丈夫そうですが、訪問して内定辞退を伝える方法を望んでいる採用担当者が多いようです。

次に、就活生に対するアドバイスを見てみます。

内定辞退にも就活マナーは必要か?採用担当者の考えをデータから分析してみよう には、内定辞退を伝える方法について以下のとおり書かれています。

伝える方法は「実際に会いに行く」か「電話で採用担当者に直接連絡する」かの二択。「メールで済ませる」という人もいるようですが、企業が内定辞退に対して怒る理由を考えると、それがどれだけ誠意に欠ける方法なのかは理解できるはずです。電話で連絡する場合は、そのあと詫び状を送るのも忘れないようにしましょう。

訪問か電話で採用担当者に内定辞退を伝えると良いとしており、メールは良くないとしています。手紙については触れていませんが、恐らくメールと同様に手紙も良くないとすると思われます。ただし、電話の場合はお詫びの手紙を送るように推奨しています。

【嘘はNG？】内定辞退はいつまでにどんな理由で行えばよい？ - キャリマガ - キャリアを広げるウェブマガジン には、内定辞退を伝える方法について以下のとおり書かれています。

内定辞退の連絡方法は大きく2つ。電話、メールです。基本的には電話連絡を優先しましょう。

(略)

メールの良い点は、相手に連絡をした履歴が残ることです。担当者が長期不在で、他に新卒採用について分かる人が誰もいない場合など、緊急の場合などにはメールでまず第一報を入れましょう。その際は、「直接お電話でご連絡し、お詫びすべきところではございますが、まずはご連絡をと思いメールいたしました。後ほどお電話させていただきます」と記入しましょう。

電話とメールを良しとしていますが、メールのみで内定辞退の連絡することは良しとしておらず、電話で連絡できない場合にまずはメールで連絡することを良しとしています。

以上を考慮すると、内定辞退をメールのみで連絡する、または手紙のみで連絡するのは良くないと考えられます。電話か訪問で内定辞退を連絡した後に、改めてメールや手紙で連絡するのはありだと思います。また、何らかの理由により取り急ぎ連絡する必要があれば、メールで連絡するのはありだと思います。

電話か訪問で内定辞退を伝えることは必要だと考えられますが、ダイヤモンド・オンラインの記事を読むと訪問を望む採用担当者が多いので訪問する方が良いと思えてきます。

訪問を望む採用担当者が少なくても、内定辞退を連絡するタイミングや理由等によっては訪問する方が良い場合もあると思います。そのような場合に当てはまらなくても、対面してきちんと内定辞退を伝える方が誠意があって良いと思います。

上記で紹介した就活生に対するアドバイスを載せている記事を参考にすると電話で良いと考えられますが、インターネットで調べると訪問を推奨している記事も見られます。

判断が難しいところですが、内定辞退の連絡は電話で十分だと思います。就職活動の仕組み上、内定辞退をする人が出てくるのは当たり前で想定内であり、内定辞退を連絡するためにわざわざ訪問するほどのことではないと思います。

ダイヤモンド・オンラインの記事では訪問を望む採用担当者が多いと書かれていたのは気になるところですが、電話を否定しているわけではなく、電話よりも訪問の方を高く評価している話なのではないかと私は勝手に解釈しています。

ただし、訪問だと採用担当者も時間と労力が増え、電話で十分と考えている採用担当者もいると思いますので、一概に電話よりも訪問が良いとは言えません。

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